寻找合适的文档管理系统

已经不止一次有这种想法了,文档管理系统(document management system,简称DMS)或者数字资产管理系统(digital asset management system,简称DAM),主要是用来管理我们常用的一些文档、照片等东东。

从几年前,大概2001年开始我就在想如何管理自己的文档才好?那时候主要是wps,doc等文件什么的比较多,还没有数码相机,所以只有几张网友的照片,而随着时间的推移,无论是照片,还是文档都在增加,我现在只能是每年建一个目录,然后下面大致分上几个子目录,把文件名尽可能的写长一些,方便以后查找,最后每年的文档一打包就扔到角落里面去了。但是这样作的直接结果就是旧文档很少被用到,能不用就不用,因为使用的时候找要找半天,解压也麻烦。

还有,现在联网方便了,我要从家里直接连上公司的电脑,或者反过来,无论是在公司还是在家办公,调用以前的文档都非常方便才行。gmail和groups出现之后我也尝试过把文件放在邮箱里(自己给自己发信),不过gmail中文搜索并不理想,尤其是不太常用的行业词汇,很难搜出来,结果还是要找半天才能找到。所以,要想通过互联网管理或者共享文档的话,还是要专门的文档管理系统才行。

所幸,除了一些商业的DMS之外,还是有一些免费的文档管理系统,不过在挑选之前,先考虑一下我期望的DMS应当具有的特性:

  • web方式在线使用,这样可以方便自己或者同事调用。
  • 具备完善的用户权限控制,可以对每个节点进行授权,但也要能选择无需登录就可查看的文档;如果能够支持按ip或其他条件来定制游客权限就更好了。
  • 服务器运行环境要是nix平台,讨厌windows;apache或类似服务器,php或类似语言,java的不要,块头太大。
  • 支持多种类型的文件,比如支持pdf预览,支持图像exif信息查询等等。
  • 完美支持中文等字符集。
  • 文档仓库要按照时间或分类建立目录树,不要强制修改文档在仓库中保存时的文件名,这样即使暂时脱离DMS,直接在文件系统中查找也不会太麻烦。
  • 支持文档的版本,支持文档之间的关联。
  • 支持批量导入,我把目录拷贝到仓库中,可以快速批量进行设置,导入进来。
  • 最好能夠支持多个“文档仓库”,这样现在的工作文档和以前的历史文档就都能夠管理起来了。

应该说我的要求不算高吧,可是找了一个上午,仍然没有满意的结果,有些是以前就试用过的,有些则是不适合我。当然肯定不止我一个人在寻找,很多人都在找呢,比如这个这个,下面说说这些系统都怎么让我不满意的吧:

DocMgr

这大概是在功能上我最满意的DMS了,但是他使用的是postgresql数据库,这个我可以克服,但是它的文件居然也都是存储在数据库中的,我可不想动辄备份几个G的数据库,放弃。

KnowledgeTree Document Management

KTDMS是比较成熟的一款了,除了开源的版本,还有商业版本可用,不过以前试用过,更偏重文章而不是文件的管理,靠近知识管理更近一些,不太适应数字资产管理的需要。

MyDMSowl

这两个是一系列类似系统中稍微好一些的了,特点是侧重于文件的管理,甚至作的和资源管理器一样。其实我要是想自己建目录管理文件,还费劲上什么DMS啊?另外对仓库中的文件都进行了重命名,不便于脱离DMS在文件系统中直接查询,也只能放弃了。

至于其他flickr、yupoo等在线图片管理网站就不说了,只能管理图片,不能管理其他类型的文件。

今天的搜索就到此为止了,还是没有找到最合适的,以后有时间我会继续查找,补充在这里。或许,闲得无聊的时候我会自己写一个?

11 thoughts on “寻找合适的文档管理系统”

  1. DocMgr从功能上讲确实是比较理想的,树形结构、全文检索、分权、整个文件夹内容下载,不过搭建DocMgr似乎比较困难。

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    Fwolf reply on June 24th, 2008 0:00:16:

    是的,大概0.56版文件可以存在系统中了, 不过pgsql没装,没法试验(小白鼠精神不够,也是没空) 作者仍然只支持postgresql

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  2. openkm试过吗?

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    Fwolf reply on January 1st, 2009 15:06:48:

    以前看过,刚才我又仔细的看了一下资料和demo 应该说它的功能偏正式一些,就是那种比较正规的文档,管理流程相对复杂 并不是缺点,只是需要时间去适应罢了, 毕竟把文件夹/目录树方式的管理完整搬到web形式下的不多。

    另外一个不满意的地方就是平台,这玩意儿是java写的,我没环境。 我文中提到的一些其它细节由于无法在本地安装,也就无从分析了。

    综合来说,还是很适合中小企业或工作组,用于长期保存的电子资料的管理的。

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  3. 推荐alfresco, 您提出的需求可满足。

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    liubang reply on August 3rd, 2012 17:04:18:

    Alfresco参考:http://www.innovatedigital.com/node/794 http://www.innovatedigital.com/Alfresco

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